Betriebskosten

Von den Aufwendungen des Bürgerbusvereins sind die Betriebskosten für den Bus zu unterscheiden, also die laufenden Kosten für Treibstoff, Wartung, Reinigung, Reparaturen, Versicherungen. In Nordrhein-Westfalen haben sich im Prinzip zwei Modelle zur Abwicklung dieser Kosten entwickelt. Im einen Fall werden die Betriebskosten zunächst vom Verkehrsunternehmen übernommen. D.h., dass alle Rechnungen an das Verkehrsunternehmen gehen und von dort beglichen werden. Dafür werden auch sämtliche Fahrgeldeinnahmen an das Verkehrsunternehmen überwiesen. Nach Abschluss des Kassenjahres rechnet das Unternehmen Einnahmen und Ausgaben gegeneinander und rechnet die Bilanz mit der Gemeinde ab. Der Bürgerbusverein muss sich um die Deckung der Kosten nicht kümmern.
Im anderen Fall übernimmt der Bürgerbusverein die gesamte finanzielle Abwicklung und verwendet dafür die Fahrgeldeinnahmen. Neben der Begleichung der Rechnungen und der entsprechenden Kassenführung muss hier auch vom Verein der steuerliche Aspekt berücksichtigt werden. Die Organisationspauschale vom Land darf nicht zur Deckung dieser Betriebskosten herangezogen werden. Dafür stehen neben den Fahrgeldeinnahmen des Bürgerbusses i.d.R. auch Werbeeinnahmen zur Verfügung, die z.B. über das Fahrzeug oder die Fahrausweise erzielt werden können.

Zu den Einnahmen gehört auch die Ausgleichszahlung des Landes für die kostenlose Beförderung von Schwerbehinderten. Diese Erstattung wird geregelt nach § 145 Abs. 1 im Sozialgesetzbuch IX. Das Procedere sieht normalerweise so aus, dass für alle Linien des betreuenden Verkehrsunternehmens ein durchschnittlicher Prozentsatz an beförderten Schwerbehinderten ermittelt wird, der meist nur wenige Prozent beträgt. Für diesen Anteil werden die Fahrgeldausfälle erstattet, also anteilig auch für die im Bürgerbus beförderten Personen. In vielen Bürgerbussen ist der Anteil der beförderten Schwerbehinderten jedoch erheblich höher. Für diesen Fall kann eine Sonderregelung in Anspruch genommen werden, bei der Bürgerbusvereine auf ein teueres Testat eines Wirtschaftsprüfers verzichten können, wenn die im Einzelfall zustehende Erstattung 15.000 € p.a. nicht übersteigt und die Höhe der geltend gemachten Fahrgeldeinnahmen durch eine geeignete Stelle der jeweiligen Kommune (z.B. Rechnungsprüfungsamt) oder durch das die Bürgerbuslinie betreuende Verkehrsunternehmen bestätigt wird (3.1.2 der Richtlinie zur Erstattung der Fahrgeldausfälle im Nahverkehr vom 20.01.2012).

Nicht zu vergessen sind die Investitionskosten zu Beginn des Betriebes. Dazu gehören die Fahrzeuganschaffung und der Umbau, die Haltestelleneinrichtung sowie die Ausstattung der Fahrer mit Handbuch, Fahrausweismappen etc.. Auch hierfür wurden verschiedene Modelle der Finanzierung umgesetzt.

Die Wirtschaftlichkeit eines Bürgerbusses hängt natürlich in starkem Maße von den jeweilige äußeren Umständen ab. Ein Bürgerbus mit einem durchgehenden Stundentakt von morgens 7:00 Uhr bis abends 19:00 Uhr hat natürlich höhere Aufwendungen für Kraftstoff und Reparaturen zu tragen, als ein bedarfsabgestimmter Verkehr mit weniger Fahrten. Ebenso unterschiedlich ist die Einnahmesituation, die von den Fahrgastzahlen, aber auch von Werbeerträgen bestimmt wird. Gegenüber dem herkömmlichen öffentlichen Nahverkehr kann ein Bürgerbus trotz der absolut relativ geringen Fahrgastzahlen mit sehr geringen Kosten betrieben werden. Es gibt auch Bürgerbusse, die keine Defizite einfahren. Dies ist jedoch nicht die Regel.

Elektronische Rechnung ab 2025

Das Thema Elektronische Rechnung ist im Wesentlichen relevant für Bürgerbusvereine, die die Betriebskosten selbst abrechnen und dadurch unternehmerisch tätig und umsatzsteuerpflichtig sind. Diese Vereine werden in aller Regel von einem Steuerberater betreut, an den wir an dieser Stelle verweisen wollen. Vom Finanzministerium und anderen Stellen liegen hierzu viele Informationen im Internet vor.

Unter einer Elektronischen Rechnung wird ab 2025 nicht mehr eine Rechnung verstanden, die anstelle mit der Post lediglich per Mail als PDF-Datei verschickt wird. Es handelt sich dann um ein spezielles Datenformat, das automatisch ausgelesen werden kann. Aus der neuen Datei kann das Finanzamt dann die steuerlich relevanten Daten automatisiert erfassen, ohne dass die Zahlen per Hand übertragen werden müssen. Dadurch werden natürlich viele Abläufe deutlich vereinfacht, auch wenn eine Umstellung immer mit Aufwand verbunden ist.

Die Pflicht, E-Rechnungen zu verwenden, gilt lediglich für den sogenannten B2B-Bereich. B2B bedeutet Business-to-Business, es betrifft also den Geschäftsverkehr zwischen gewerblichen Unternehmen. Dazu gehören allerdings auch Vereine, die einen unternehmerischen Tätigkeitsbereich haben. Das sind die Bürgerbusvereine, die die Fahrgeldeinnahmen einbehalten, selbst die anfallenden Rechnungen bezahlen und dadurch umsatzsteuerpflichtig werden. Die folgenden Hinweise sind eher allgemeiner Art, detailliertere Auskünfte übersteigen unsere Kompetenzen.

Alle Bürgerbusvereine, bei denen die Betriebskostenabrechnung über das betreuende Verkehrsunternehmen läuft, sind nicht direkt von der Umstellung betroffen. Sie gelten weiterhin als Endverbraucher, die E-Rechnungen nicht empfangen können und verarbeiten müssen. In diesen Fällen ist ggf. mit dem Verkehrsunternehmen zu klären, wie die Abläufe sind, wenn die dort eingegangenen Bürgerbus-Rechnungen vom Verein geprüft werden sollen.

Für diejenigen, die in Zukunft mit E-Rechnungen zu tun haben werden, können die wichtigsten Regelungen wie folgt zusammengefasst werden:

Ab dem 1.1.2025 müssen E-Rechnungen empfangen und gespeichert werden können. Dazu reicht zunächst ein Email-Postfach aus.
Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, greift erst ab 2027. Bis dahin können Rechnungen wie bisher in Papierform oder als PDF ausgestellt werden. Es wird also erst nach und nach zu einer Umstellung kommen.
Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € müssen erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen.
Die E-Rechnungen sind in der Ursprungsfassung und -struktur zu speichern und werden in dieser Form über ELSTER an das Finanzamt übermittelt.
Für Fahrausweise und Leistungen unter 250 € sowie für umsatzsteuerfreie Leistungen besteht keine E-Rechnungspflicht, ebenfalls nicht für Kleinunternehmen.
Eine nicht als E-Rechnung ausgestellte Rechnung, die aber als solche verpflichtend gewesen wäre, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Der maschinenlesbare Teil der Rechnung besteht aus einer XML-Datei, die nicht menschenlesbar ist. Zur Sichtbarmachung einer reinen strukturierten E-Rechnung wird eine Visualisierungsanwendung, also eine spezielle Software, erforderlich sein, ebenso, um die Rechnung maschinell auslesen und verarbeiten zu können. Welche Software für unsere Zwecke geeignet ist, können wir zumindest derzeit nicht beurteilen.
Voraussichtlich werden zumindest am Anfang hybride Rechnungen ausgestellt, die z.B. mit einer PDF einen menschenlesbaren Teil haben.

Zu dem Thema gibt es eine ausführliche Erläuterung des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024.
Eine Zusammenfassung dieser Erläuterung kann hier abgerufen werden.