Betriebskosten
Von den Aufwendungen des Bürgerbusvereins sind die Betriebskosten für den Bus zu unterscheiden, also die laufenden Kosten für Treibstoff, Wartung, Reinigung, Reparaturen, Versicherungen. In Nordrhein-Westfalen haben sich im Prinzip zwei Modelle zur Abwicklung dieser Kosten entwickelt. Im einen Fall werden die Betriebskosten zunächst vom Verkehrsunternehmen übernommen. D.h., dass alle Rechnungen an das Verkehrsunternehmen gehen und von dort beglichen werden. Dafür werden auch sämtliche Fahrgeldeinnahmen an das Verkehrsunternehmen überwiesen. Nach Abschluss des Kassenjahres rechnet das Unternehmen Einnahmen und Ausgaben gegeneinander und rechnet die Bilanz mit der Gemeinde ab. Der Bürgerbusverein muss sich um die Deckung der Kosten nicht kümmern.
Im anderen Fall übernimmt der Bürgerbusverein die gesamte finanzielle Abwicklung und verwendet dafür die Fahrgeldeinnahmen. Neben der Begleichung der Rechnungen und der entsprechenden Kassenführung muss hier auch vom Verein der steuerliche Aspekt berücksichtigt werden. Die Organisationspauschale vom Land darf nicht zur Deckung dieser Betriebskosten herangezogen werden. Dafür stehen neben den Fahrgeldeinnahmen des Bürgerbusses i.d.R. auch Werbeeinnahmen zur Verfügung, die z.B. über das Fahrzeug oder die Fahrausweise erzielt werden können.
Zu den Einnahmen gehört auch die Ausgleichszahlung des Landes für die kostenlose Beförderung von Schwerbehinderten. Diese Erstattung wird geregelt nach § 145 Abs. 1 im Sozialgesetzbuch IX. Das Procedere sieht normalerweise so aus, dass für alle Linien des betreuenden Verkehrsunternehmens ein durchschnittlicher Prozentsatz an beförderten Schwerbehinderten ermittelt wird, der meist nur wenige Prozent beträgt. Für diesen Anteil werden die Fahrgeldausfälle erstattet, also anteilig auch für die im Bürgerbus beförderten Personen. In vielen Bürgerbussen ist der Anteil der beförderten Schwerbehinderten jedoch erheblich höher. Für diesen Fall kann eine Sonderregelung in Anspruch genommen werden, bei der Bürgerbusvereine auf ein teueres Testat eines Wirtschaftsprüfers verzichten können, wenn die im Einzelfall zustehende Erstattung 15.000 € p.a. nicht übersteigt und die Höhe der geltend gemachten Fahrgeldeinnahmen durch eine geeignete Stelle der jeweiligen Kommune (z.B. Rechnungsprüfungsamt) oder durch das die Bürgerbuslinie betreuende Verkehrsunternehmen bestätigt wird (3.1.2 der Richtlinie zur Erstattung der Fahrgeldausfälle im Nahverkehr vom 20.01.2012).
Nicht zu vergessen sind die Investitionskosten zu Beginn des Betriebes. Dazu gehören die Fahrzeuganschaffung und der Umbau, die Haltestelleneinrichtung sowie die Ausstattung der Fahrer mit Handbuch, Fahrausweismappen etc.. Auch hierfür wurden verschiedene Modelle der Finanzierung umgesetzt.
Die Wirtschaftlichkeit eines Bürgerbusses hängt natürlich in starkem Maße von den jeweilige äußeren Umständen ab. Ein Bürgerbus mit einem durchgehenden Stundentakt von morgens 7:00 Uhr bis abends 19:00 Uhr hat natürlich höhere Aufwendungen für Kraftstoff und Reparaturen zu tragen, als ein bedarfsabgestimmter Verkehr mit weniger Fahrten. Ebenso unterschiedlich ist die Einnahmesituation, die von den Fahrgastzahlen, aber auch von Werbeerträgen bestimmt wird. Gegenüber dem herkömmlichen öffentlichen Nahverkehr kann ein Bürgerbus trotz der absolut relativ geringen Fahrgastzahlen mit sehr geringen Kosten betrieben werden. Es gibt auch Bürgerbusse, die keine Defizite einfahren. Dies ist jedoch nicht die Regel.